FONCTIONNEMENT DE L'ASSOCIATION

Le rôle d’administrateur

Participer à la vie d’une association et passer du rôle de bénévole à celui d’administrateur, c’est amplifier   son engagement en assumant des responsabilités dans la gestion et la vie quotidienne de l’association. Pour cela, il est nécessaire de comprendre comment elle fonctionne et découvrir ce qui se cache derrière les mots.

  • Les statuts :

Ce sont les textes qui, de manière officielle, définissent l’objectif de l’association et son mode d’organisation. On y découvre son objet, c’est-à-dire « pourquoi elle existe », son fonctionnement, qui peut en faire partie, qui décide, où et quand. On parlera d’assemblée générale, de conseil d’administration et de bureau, de dissolution, de mode d’adhésion, etc…

Les statuts sont les textes de référence pour le fonctionnement de l’association. Ils sont souvent ignorés et ne constituent que très rarement une lecture de chevet passionnante. Toutefois, ils sont primordiaux pour le respect du sens du projet et pour celui de la démocratie. Ils ne sont bien souvent dépoussiérés (à tort) que lorsqu’une difficulté surgit.

  • Les instances :

 

L’Assemblée Générale

C’est le premier lieu d’expression démocratique. C’est le lieu où l’on rend compte à tous les adhérents de la vie de l’association au travers :

– Un rapport moral : le sens et le pourquoi de l’action,

– Un rapport d’activité : ce qui a été fait,

– Un rapport financier : ce que cela a coûté,

Ce doit être un lieu d’échanges et de questionnements. C’est au moment de l’assemblée générale que sont élues de nouvelles personnes et que le conseil d’administration est renouvelé.

Elle est extraordinaire lorsque son contenu est particulier : modification des statuts, convocation au-delà du nombre prévu par les statuts, etc.

Le Conseil d’Administration (C.A.)

Il est composé de tous les administrateurs élus par l’Assemblée Générale et de membres de droit (représentants d’institutions, des collectivités locales) etc. Le nombre de participants est défini par les statuts de l’association. On parle parfois de collèges lorsque des groupes différents peuvent avoir des représentants au sein du C.A.

Le conseil d’administration a pour responsabilité de définir les orientations politiques et stratégiques, de prendre les décisions, de réfléchir et débattre sur les sujets qui vont permettre la réalisation du projet social de l’association. C’est à lui de valider les décisions qui engagent l’association et qui auront pu être proposées soit par le bureau, soit par des commissions de travail.

Le Conseil d’Administration de l’AGCS se réunit en moyenne une fois par trimestre.

En principe le ou la président(e) assure l’animation des conseils d’administration.

Le bureau

C’est l’exécutif du conseil d’administration. Il se réunit plus régulièrement et doit assurer la gestion et le bon fonctionnement de la vie quotidienne. Il a donc un pouvoir de décision à partir du moment où celui-ci participe à la réalisation des orientations ou des projets qui ont été validés par le C.A. Le bureau de l’AGCS est composé d’un(e) président(e), d’un(e) vice-président(e), d’un(e)secrétaire, d’un(e) trésorier(e), de leurs adjoints qui ont été élus par le conseil d’administration. Le nombre de personnes est fixé par les statuts.

Les commissions

Ce sont des groupes qui travaillent sur les sujets qui sont en lignes directes avec la gouvernance de notre association. Ces commissions sont présidées par un administrateur, animées par un salarié permanent de l’association et composées de plusieurs partenaires du territoire :

  • Commission action sociale / lien social
  • Commission enfance / famille / parentalité
  • Commission jeunesse

Les groupes de travail

Ces groupes sont issues du travail des commissions et peuvent être composés d’administrateurs (trices), d’un professionnel du centre social Jules Verne et de toutes autres personnes souhaitant apporter son soutien à la réalisation de notre projet social. Ils s’appellent :

Groupe Echange Parentalité.

Les fonctions

Président, secrétaire, trésorier, membre, sont les fonctions les plus connues. Toutefois, il y a toujours des difficultés à définir les responsabilités qui incombent à chacune.

Il faut rappeler que c’est collectivement que les administrateurs décident des orientations et exercent la fonction « employeur » lorsqu’il y a des salariés.

Le (la) président(e) est avant tout l’animateur du Conseil d’Administration, garant du fonctionnement statutaire et de la possibilité d’expression de tous. Il est, de fait, l’interlocuteur privilégié avec les partenaires et l’équipe d’administrateurs et de professionnels. Les tâches qui lui incomberont dépendent de sa volonté à «déléguer».

Le (la) secrétaire est celui qui permet d’avoir une trace de ce qui se dit et ce qui se fait. La réalisation des comptes rendus, le recensement et la distribution de l’information relèvent donc de sa fonction qui peut être aussi partagée avec d’autres. La gestion de cette dimension « mémoire » est importante pour permettre la compréhension, en particulier, pour les nouveaux administrateurs. Nous avons facilement tendance à croire, à tort que ce que l’on sait est connu des autres.

Le (la) trésorier(e) a la tâche de suivre et vérifier les aspects financiers. Trésorier ne signifie pas « comptable ». Cette mission est généralement assurée par un professionnel. Il est toutefois utile de connaître les outils de contrôle de gestion et ce qu’ils signifient, pour pouvoir avoir un rôle actif dans cette fonction. Les professionnels ont auprès du trésorier et, peut-être plus que pour les autres, un rôle important de pédagogues.

Les membres sont les autres administrateurs qui participent aux travaux du bureau. Les tâches et responsabilités pourront être réparties entre eux, selon le mode d’organisation voulu et choisi.

L’engagement bénévole au sein de l’AGCS

Après un premier contact à l’accueil du centre Jules Verne, la personne souhaitant s’impliquer bénévolement dans une action est orientée vers le salarié permanent concerné ou vers un administrateur.

Cette première rencontre permet d’échanger sur le centre Jules Verne, ses valeurs, ses actions et d’envisager l’investissement possible de la personne en fonction de ses souhaits, ses centres d’intérêts, ses disponibilités.

Puis d’un commun accord, la personne, futur bénévole, intègre une action existante ou contribue à la mise en œuvre d’une nouvelle action.

L’action bénévole est utile…

Auprès des enfants et des adolescents :

  • Accompagnement à la scolarité
  • Accompagnement lors de sorties
  • Sensibilisation aux livres et à la lecture
  • Animation d’ateliers
  • Réalisation de costumes (spectacle de danse, carnaval…)

Auprès des adultes et des familles :

  • Sorties familiales et/ou culturelles
  • Ateliers parents-enfants
  • Bourses aux vêtements, jouets…
  • Visites à domicile
  • Animation d’ateliers
  • Pose d’affiches et distribution de flyers
  • Manifestations
  • Photo « reporter »

Pour la vie de l’association

  • Implication dans les différentes instances : groupe de travail, commission, conseil d’administration et bureau.
  • Défense des valeurs du centre Jules Verne, définition et mise en oeuvre de son projet social.